Digitalisierung im Personalbereich

Auch in der Personalabteilung spielt die Digitalisierung eine große Rolle – sowohl in der Lohnverrechnung, als auch in der Administration.
Mit BMD NTCS haben wir ein großartiges Tool, das letztes Jahr im April zuerst in der Personaladministration, dann im Bewerbermanagement und schließlich heuer auch in der Lohnverrechnung eingeführt wurde. Das heißt konkret, dass es zum Beispiel für alle Neueintritte seit Mai 2018 nur mehr einen digitalen Personalakt gibt. Alle wichtigen Informationen werden im Personalstamm erfasst, und alle relevanten Dokumente und Unterlagen eingescannt und in BMD NTCS abgelegt.

Doch was passiert mit den Mitarbeitern, die bereits länger bei der VAV sind und deren Informationen - meist in Form eines grünen Ordners - in unserem Archiv stehen? Die müssen natürlich auch alle einzeln Blatt für Blatt ins digitale Zeitalter überführt werden. Dies gilt auch für alle ausgeschiedenen Mitarbeiter. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind den meisten von Ihnen aus der alltäglichen Arbeit nicht unbekannt. Meist handelt es sich dabei um Zeiträume von 7 bis maximal 10 Jahre.
Doch wussten Sie, dass ein Dienstgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, noch 30 Jahre nach Ausscheiden eines Mitarbeiters auf dessen Verlangen hin ein Dienstzeugnis auszustellen? Um dieser Verpflichtung nachkommen zu können, müssen wir also 30 Jahre lang alle dafür nötigen Informationen aufbewahren. Dementsprechend voll sind die Regale in unserem Archiv. Doch Dank der großartigen Hilfe unserer Praktikantin Julia Pichler, die uns insgesamt 3 Monate lang beim Kraftakt Digitalisierung unterstützt hat, konnten wir mittlerweile insgesamt rund 420 Personalakten einscannen. Der Großteil davon ist bereits auch schon als digitaler Personalakt in BMD NTCS vorhanden.

Anhand dieser Zahl erkennt man sofort, welche Platzersparnis uns die Digitalisierung bringt. Doch noch viel wichtiger: auch in der Anwendung wird Einiges besser und schneller. Das Ausleihen und mühsame Durchforsten von zum Teil dicken Ordnern entfällt. Unsere Führungskräfte können sich effizient auf die jährlichen Mitarbeitergespräche vorbereiten, indem sie gezielt mit nur wenigen Klicks nach bestimmten Dokumenten oder Informationen suchen können. Das Erstellen von Auswertungen und Übersichten – wie zum Beispiel Weiterbildungsnachweise  in Zeiten der IDD oder Kennzahlen für den jährlichen Personalbericht– ist auch innerhalb weniger Minuten möglich und sofort als Excel oder PDF auf dem PC verfügbar.

Die Digitalisierung ermöglicht es uns, noch serviceorientierter für unsere Mitarbeiter und Kollegen da zu sein.