Jedes Blatt zählt :-)

Wussten Sie, dass eine durchschnittliche Versicherungspolizze 10 Seiten Papier umfasst, die dann wiederrum oft per Post sowohl an die Kunden als auch an die Makler versandt werden? Seit vielen Jahren setzen wir auf digitale Wege. Vor allem in unserem Online-Vertrieb und mit unserem Endkundenportal meinVAV konnten wir bereits in den vergangenen Jahren einiges an Zettelwirtschaft reduzieren. Seit Einführung unseres Endkundenportals meinVAV konnten wir bereits mehr als 500.000 Blatt Papier einsparen, was wiederrum 40 Fichten das Leben rettet.

Doch nicht nur im Online-Vertrieb setzen wir auf digitale Wege, auch in den Bereichen Personal und Finanzen wurde in der letzten Zeit einiges umgesetzt und umgestellt.

Bis vor kurzem war das Lager der Personalabteilung noch voll mit Personalakten aktueller und ausgeschiedener Mitarbeiter. Denn wussten Sie, dass ein Personalakt 30 Jahre aufbewahrt werden muss? Sie können sich sicherlich gut vorstellen, welch Berge an Personalakten hier zusammengekommen sind, wenn ein Personalakt zwischen 20 und 100 Seiten umfasst. Und auch der Gehaltszettel wurde früher in gedruckter Form archiviert bzw. an alle Mitarbeiter versandt. 

Doch dank der Hilfe einiger fleißiger Praktikantinnen in den letzten Jahren, konnten mittlerweile sämtliche Personalakten eingescannt und dadurch digitalisiert werden!

Die dadurch entstandene Platzersparnis ist enorm (Das Lager hat nun wieder Luft zum Atmen :-)) und das langwierige Suchen nach dem richtigen Zettel im Akt gehört der Vergangenheit an. Auch ist durch die Digitalisierung der Zugriff auf die Akten auch im Home Office möglich. Und auch die Entsorgung ist nun unproblematischer. Denn ist ein Personalakt verjährt kann dieser datenschutzkonform (ohne Schreddermüll) mit einem Klick entsorgt werden.

Auch das Lager des Finanzbereichs freut sich über Luft zum Atmen. Durch die Digitalisierung des Rechnungslaufs werden zukünftig rund 2.000 Rechnungsdokumente pro Jahr nur mehr digital aufbewahrt. Dies entspricht rund 20 Rechnungsordnern pro Jahr. Auch hier müssten die Akten länger aufbewahrt werden. Denn wussten Sie das Rechnungen zumindest sieben Jahre aufbewahrt werden müssen?

Zusätzlich wird mit der Umstellung auf den digitalen Prozess auch die interne Post entlastet. Vorbei sind die Zeiten in denen die Rechnungen zwischen den beiden Standorten hin und her getragen wurden. Und auch im Steuerprüfungsfall sind wir nun schneller in der Aktenrecherche.

Wie Sie sehen, hat sich in der VAV bereits einiges getan. Sicherlich wurden auch in Ihrem Bereich bereits einzelne Prozesse digitalisiert und damit Papier gespart. Wir sagen im Namen der Umwelt: DANKE!