Verträge, Vereinbarungen, Recht und Haftung

1. 4-Augen-Prinzip

Im Rahmen des IKS besteht das Erfordernis der Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips bei wesentlichen Geschäftsvorgängen. Ziel ist es, das Risiko von Fehlern und Missbrauch zu reduzieren. Bei der Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips ist auf jeden Fall darauf zu achten, dass VOR dem Leisten der Unterschrift, eine inhaltliche Prüfung durch die Unterzeichner erfolgen muss.

Mit der geleisteten Unterschrift bestätigen die Unterzeichner die Richtigkeit des Inhalts. Auch in Standardfällen ist jedenfalls und mindestens eine Plausibilitätskontrolle durchzuführen (Mindestmaß an Prüfung).

2. Prokuristen und Handlungsbevollmächtigte

Diese zeichnen gemäß Unternehmensgesetzbuch stets mit dem entsprechenden Zusatz „ppa“ oder „iV“ und im Ihnen vom Vorstand zugeteilten Umfang.

Beachten der Vertretungsbefugnis:
Die VAV wird durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam oder durch ein Vorstandsmitglied mit einem Prokuristen vertreten.

a. In der Praxis erfolgt die handschriftliche Unterfertigung durch den Prokuristen gemeinsam mit dem vor- oder nachgestellten Zusatz „ppa“ (per procura) oder „als Prokurist“, um die Vertretungshandlung in dieser Funktion klarzustellen.

b. Handlungsbevollmächtigte zeichnen im Ihnen zugeteilten Umfang mit dem Zusatz „iV“ oder „iA“ (in Vertretung, im Auftrag). Bei der Handlungsvollmacht handelt es sich um eine abgeschwächte Form der unternehmerischen Stellvertretung. Der Umfang der Vollmacht ist nicht gesetzlich vorgegeben, sondern wird nach dem Einzelverhältnis determiniert:
a)    Der Umfang kann sich auf zum Betrieb eines Unternehmens gehörige Geschäfte (Generalhandlungsvollmacht), 
b)    Bestimmte Arten von unternehmensbezogenen Geschäften (Arthandlungsvollmacht),
c)    Oder auf einzelne unternehmensbezogene Geschäfte (Spezialhandlungsvollmacht; Einzelhandlungsvollmacht)
beziehen.
Im Gegensatz zu Prokura liegt der größte Unterschied darin, dass es weder einer ausdrücklichen Erteilung, noch einer Eintragung im Firmenbuch bedarf. Eine einseitige Willenserklärung, welche zwar empfangs- aber nicht annahmebedürftig sein muss, reicht zur Erteilung der Handlungsvollmacht aus. 

c. Mit der Ausübung der handelsrechtlichen Vertretungsbefugnis ist hohe Verantwortung verbunden, welche ein besonderes Maß an Sorgfalt voraussetzt.

3. Zeichnung und Gestaltung von Verträgen

a. Bei der Gestaltung von Verträgen, Vereinbarungen oder sonstigen die VAV bindenden Erklärungen, die nicht dem Standardgeschäft oder Regelprozessen entsprechen, ist stets die Stabsstelle Compliance & Recht zur textlichen Prüfung einzuschalten.

b. Ebenso und ganz besonders gilt dies bei Verträgen, Vereinbarungen oder Erklärungen, welche der VAV von anderer Seite vorgelegt werden (z.B. Garantieerklärungen, welche von einer Bank vorformuliert sind).

c. Die Einschaltung von Compliance & Recht ist insbesondere auch erforderlich bei Vertraulichkeitserklärungen, Letter of Intents und ähnlichen außergewöhnlichen schriftliche Erklärungen, auch wenn diese einseitig seitens VAV sind.

d. Erklärungen, die nicht dem Standardgeschäft oder Regelprozessen entsprechen und welche die VAV in einem Ausmaß von EUR 10.000,00 oder mehr verpflichten könnten, erfordern zwingend die Unterfertigung durch zwei Vorstandsmitglieder.