Neue Compliance-Richtlinie

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir haben die Richtlinie Zentrales Register Behördlicher und FMA-Schriftverkehr aktualisiert.

Grundsätzlich gilt:
Auskunftsersuchen können von der FMA, der Polizei, Staatsanwaltschaft, Steuerfahndung, Zoll, Datenschutzbehörde etc. bei der VAV über verschiedene Kommunikationskanäle (E-Mail, Fax, Postweg etc.) eingehen, die unter Umständen mehrere Fachbereiche betreffen. Diese Arbeitsanweisung gibt Vorgaben zur strukturierten Bearbeitung, um mögliche Schäden von der VAV abzuwehren und dabei Präventionsmaßnahmen einleiten zu können.

Für alle Antwortschreiben gilt: 

• Telefonische Auskunftsersuchen sind grundsätzlich unter Hinweis auf das Erfordernis der Schriftform abzulehnen. 
• Generell ist das schutzwürdige Geheimhaltungsinteresse unserer Geschäftspartner und Mitarbeiter bei Verwendung ihrer personenbezogenen Daten zu beachten. 
• Das schutzwürdige Geheimhaltungsinteresse des Betroffenen gilt für alle personenbezogenen Daten, also nicht nur für die besonderen Kategorien personenbezogener Daten iSd Art. 9 (1) Datenschutzgrundverordnung. 
• Um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen sind wir daher verpflichtet, den Empfänger bei jeder Datenübermittlung auf die Zweckbindung der Daten hinzuweisen. Jedes Antwortschreiben muss daher folgenden Satz beinhalten: „Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass die übermittelten Daten ausschließlich für den in Ihrem Schreiben vom (…) genannten Zweck verwendet werden dürfen."
• In der Regel ist es ausreichend, die konkreten Fragen der Behörden zu beantworten. Eine Übersendung des vollständigen Kundenaktes oder aller Unterlagen zum Vertriebspartner ist zu vermeiden! 
• Sofern Rückfragen bestehen, das Auskunftsersuchen nicht „plausibel“ oder ungerechtfertigt erscheint, ist die Abteilung Compliance & Recht zu kontaktieren.

Bei etwaigen Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Kommen Sie sicher und gesund durch den Tag!
Compliance & Recht