To-Do's bei Vollmachten

Liebe Kolleg*innen, liebe Kollegen,

Im Umgang mit Vollmachten gilt grundsätzlich: Jede Vollmacht muss den Vorgaben der „Richtlinie zur Vergabe und Verwaltung von Vollmachten“ entsprechen. Das Regelwerk muss so formuliert sein, dass es für sachkundige Dritte (z.B. Interne Revision, Wirtschaftsprüfer) nachvollziehbar ist. 

Der Abteilungsleiter ist für die regelmäßige Überprüfung und Änderungen verantwortlich. Anschließend ist das Dokument an Compliance & Recht zu übermitteln, wird durch die Abteilung Compliance & Recht geprüft und im U-Laufwerk abgelegt.

Grundsätzlich werden Vollmachten funktionsbezogen vergeben, d. h. in den einzelnen Organisationseinheiten hat jede*r Mitarbeiter*in automatisch den für seine Funktion (z.B. Sachbearbeiter, Gruppenleiter, Abteilungsleiter) definierten Vollmachtenrahmen. Eine explizite Erteilung ist in diesem Fall nicht mehr notwendig. Wenn Sie bisher aber nie explizit erteilt oder die Erteilung dokumentiert worden ist, muss das jetzt erstmalig erfolgen. Jede*r Mitarbeiter*in darf nur die Vollmachten haben, die er für seine jeweilige Aufgabe benötigt.

Sofern Vollmachten nicht explizit funktionsgebunden (an die Rolle, Stelle, oder Aufgabe gebunden) sind, sondern individuell erteilt werden, ist die Erteilung in schriftlicher Form zu dokumentieren.
Mehr Informationen zum Thema Vollmachten und deren Vorgaben finden Sie in der „Richtlinie zur Vergabe und Verwaltung von Vollmachten“.

Bitte achten Sie auf die Aktualität der Regelwerke!